Não fique mais de cabelo em pé quando no seu concurso público for exigido o tema Técnicas de Arquivamento

 

19 de junho de 2018

 

Vamos adquirir mais conhecimento ?? Conheça o conceito técnicas de arquivamento pedida em arquivologia.

O Arquivo é um conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Ele pode ser definido como Arquivo Ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso ou;

Arquivo Morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados.

Fonte: http://vouserfiscal.blogspot.com/2011/02/a-matricula-o-arquivamento-e.html

Técnicas de Arquivamento

 O Arquivamento é um conjunto de operações destinados ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. As técnicas de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

Vamos definir os métodos de arquivamento. Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:

– Básicos;

– Padronizados.

Os métodos básicos são divididos em:

Vamos adquirir mais conhecimento ?? Conheça o conceito técnicas de arquivamento pedida em arquivologia.

fonte: https://www.wreducacional.com.br/cursos/administracao/nocoes-basicas-em-tecnicas-de-arquivamento

Alfabético:

O principal elemento a ser considerado num documento é o nome. É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedece à ordem alfabética.

Geográfico:

O principal elemento é o local ou procedência. Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem

Numérico:

O principal elemento é o número. Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Ideográfico:

O principal elemento é o assunto. Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. 

Os métodos Padronizados são:

Variadex :  

É o método alfabético, acrescentando cores às letras.

Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências.

                 

Automático:

Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores

Soundex:

Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.   

Mnemônico:

Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.   

– Rôneo – Combina letras, números e cores. Está obsoleto.

Fonte: http://admtecorganizacionais.blogspot.com/p/dicas-sobre-administracao.html

Estes métodos básicos e padronizados pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

– Sistema direto   

O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.   

– Sistema indireto   

Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código.

E ai curtiu? Deixe o seu comentário aqui, estamos à disposição para auxilia lo.

E bora estudar !!

Tutora: Karen Fernanda Rodrigues Siqueira

Bibliografia:

https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/tecnicas-de-arquivamento/39275
http://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/01/metodos-de-arquivamento-e-guarda-de-documentos.pdf
http://centraldefavoritos.com.br/2016/09/06/arquivamento-e-ordenacao-de-documentos-de-arquivo/
http://www.wendsonsenai.xpg.com.br/UFS/02-Arquivamento(23%20P%C3%81GINAS).pdf
https://www.wreducacional.com.br/cursos/administracao/nocoes-basicas-em-tecnicas-de-arquivamento

 

19 de junho de 2018

 

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