Entenda a teoria das 03 idades, muitas vezes exigidas no concurso público na disciplina de Arquivologia

  E ai concurseiros ?? Como andam os estudos? Vamos estudar Arquivologia ??

A Arquivologia é a ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo. Esta disciplina é frequentemente abordada nos concursos públicos e hoje será nosso objeto de estudo na explanação da Teoria das 03 Idades.

Os Arquivos são instrumentos cheios de vida e informação. Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente.

A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.        

Fonte: http://www.melhoramigo.dog/ciclo-de-vida-dos-cachorros

A “Teoria das três idades”, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é um só.

São 3 (três) as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente

Fonte: https://arquivopublicors.wordpress.com

Vamos detalhar mais sobre estas 03 idades na Arquivologia??

Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. São conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependência próximas de fácil acesso, possuem valor primário.

Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva

Esquema mnemônico para você não esquecer das 3 (três idades):

Corrente → corre → tramita (consulta frequente)

Intermediário → transitoriedade (consulta não frequente)

Permanente → preservados sempre (matéria-prima da história)

Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação os documentos podem ser assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.

Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.

Fonte: Santos e Reis, 2013.

 Os arquivos intermediários poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à Administração.

Sua localização é um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (ou seja, a eliminação ou recolhimento para guarda permanente).

 Os arquivos permanentes, devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.

São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.

Os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e em um ambiente mais adequado.

Ao contrário das idades corrente e intermediária, tais arquivos são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o – arranjo – isto é, a classificação desses arquivos -, a conservação e a descrição dos documentos.

Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não em função do seu valor.

 A arquivologia ainda institui o prazo de guarda dos documentos nos arquivos

Fonte: Bellotto, 2004

Os documentos de arquivo são acumulados nos respectivos setores (órgãos produtores) com uma frequência constante. Novos documentos são produzidos/ recebidos quase que diariamente.

Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço para guardar um número maior de documentos.

Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados para um arquivo central do respectivo órgão produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos.

Após este tempo, os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, neles ficando por cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário, serão eliminados; caso contrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes, a fim de serem guardados para sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25 ou 30 anos.

Fonte: http://e-tinet.com/linux/linux-10-gerenciadores-de-arquivos-que-devemos-conhecer/

Que tal saber um pouco mais sobre esse assunto, basta clicar: https://goo.gl/f9qpvg

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E bora estudar !!

Bibliografia:

https://arquivopublicors.wordpress.com/2014/06/26/arquivos-conceitos-o-ciclo-vital-dos-documentos-e-a-teoria-das-tres-idades/

SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico.