O que é Arquivologia?

Arquivologia irá estudar as funções básicas específicas para arquivar documentos, sejam, textos, registros em papel, imagens ou dados. A função do arquivista por meio de conceitos e metodologia estuda as informações contidas nos documentos arquívisticos transformando-o e deixando o mesmo capaz de produzir conhecimento, sua função resume-se basicamente em identificar, organizar, avaliar, preservar, restaurar documentos, dentre outros materiais.

O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo.
Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos em vários suportes.
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais.
A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações.

Com a Lei n. 12.527, de 2011, conhecida como a Lei da Informação, e o Decreto n. 7.724 de 2012, que a regulamenta, os órgãos públicos tiveram de reforçar a sua preocupação com a organização e a gestão de seus documentos, já que o cidadão têm o direito de acesso às informações contidas nos arquivos públicos.

Quanto aos tópicos abordados, destacam-se:
– Conceitos fundamentais de Arquivologia: As questões geralmente trabalham com o conceito de arquivo, suporte e documento, sobre a função e finalidade dos arquivos, suas classificações (públicos, privados, especiais, especializados, centrais, setoriais, corrente, intermediário e permanente (Teoria das Três Idades) e a classificação dos documentos (quanto ao gênero, natureza do assunto, espécie e tipologia).
– Gestão da informação e gestão de documentos: é o tópico mais abrangente dentro do conteúdo de Arquivologia, uma vez que a gestão de documentos envolve todos os processos e operações técnicas ligadas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos durante o seu ciclo de vida. Desta forma, o candidato deverá entender, o que é o ciclo vital dos documentos (que abrange os estágios corrente, intermediário e permanente), e sobre a utilização da tabela de temporalidade, instrumento que permite controlar os prazos de guarda e o destino final dos documentos dentro da instituição, a partir de sua importância administrativa e histórica.
– Protocolo: de forma geral, envolve as atividades que permitem controlar a tramitação dos documentos, desde a sua entrada/criação, até o cumprimento de sua função administrativa, permitindo à instituição localizar e prestar informações em tempo real aos usuários, sobre o andamento do documento de seu interesse.
– Preservação e conservação dos documentos: as questões abordam os cuidados que devem ser tomados visando garantir que os documentos sejam mantidos em condições adequadas durante todo o período em que devem ser arquivados. Exige conhecimentos acerca dos fatores que propiciam a degradação dos materiais acumulados nos arquivos e a forma de evitá-los.
– Microfilmagem: é uma técnica que permite criar uma cópia fotográfica do documento em tamanho extremamente reduzido. Deve-se identificar as aplicações e vantagens do uso da microfilmagem, bem como alguns procedimentos a serem adotados pelos órgãos públicos que utilizam este procedimento, a partir da legislação pertinente.
– Legislação arquivística: a legislação arquivística é constituída por diversas leis federais, estaduais e municipais, além de decretos, resoluções e recomendações. O site do Conarq (http://www.conarq.gov.br) apresenta um resumo de toda esta legislação. É importante destacar, que apenas algumas destas normas são consideradas na elaboração das questões dos concursos.
– Documentos digitais / automação dos arquivos: Este assunto tem aparecido nos últimos editais, provavelmente pela grande difusão dos sistemas informatizados de geração de documentos, que faz com que as instituições acumulem um grande volume de informações em meio digital.

Considerando o volume de documentos que todo órgão público produz e acumula, o conteúdo aprendido na disciplina arquivística servirá não apenas para a realização dos processos seletivos, mas também servirá de base para a execução de suas atividades no cargo escolhido, em que as informações por ele produzidas e bem gerenciadas servirão para o registro de todos os processos da instituição.

Tutora Cristina Toyoko Hashimoto
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