9 dicas para você saber mais sobre os Conceitos de Impressão e Digitalização de documentos e suas técnicas de manuseio.

A impressão de documentos é utilizada sempre que há a necessidade de passar para o papel algum tipo de documento. Sabemos que é possível realizar a impressão de imagens, gráficos, textos, etc, e que basta clicar no botão imprimir para que o processo se inicie. Porém nos concursos públicos as questões que envolvem o conteúdo impressão exige que saibamos um pouco mais, e o mesmo vale para a digitalização de arquivos.

 

Dica 1: Impressão

 

O modo mais comum de impressão é realizado quando a mesma é realizada apenas em um lado na folha, já no modo Frente e verso: o conteúdo é impresso nos dois lados da página. Existem impressoras que oferecem esta função, imprimindo um lado da página e em seguida o outro, sem que ninguém precise virar a folha. Já as impressoras mais simples necessitam de que alguém vire a página manualmente para imprimir o verso.
A maior parte das impressoras dependem de tinta ou algum outro meio esgotável de material para realizar a impressão e nós podemos controlar o quantia de tinta gasta na impressão alterando a sua qualidade, pois quanto mais simples for a impressão menos tinta será gasta, já os modos com qualidade maior consomem mais tinta.
Modo rascunho / econômico: Usado quando há qualidade da impressão não é a prioridade e sim a economia de tinta.
Abaixo segue uma imagem que exemplifica as diferentes opções de impressão existentes. Esta tela será diferente em cada programa usado para realizar impressões.

 

Exemplo de configuração de impressão no Word

Dica 2: Margens

 

Configurações da margens de impressão da página, onde quanto maior for o número, mais distante a impressão vai ficar da borda da página. Aqui ainda é possível configurar a orientação da página onde temos as opções: retrato (papel em pé) e paisagem (papel deitado).

 

Configuração das margens da página

 

Dica 3: Papel

 

Aqui podemos escolher o tipo de papel utilizado e suas dimensões.

Configuração do tipo de papel usado pela impressora

 

 

Dica 4: Layout

 

 

Configuração do tipo de papel usado pela impressora

 

Dica 5: Digitalização

 

A digitalização é o processo de transformar documentos, fotos ou manuscritos impressos em documentos digitais. A digitalização é realizada por meio de um Scanner que copia uma foto por exemplo e a transforma em um arquivo que pode ficar armazenado no computador. Existem diversos formatos para gerar um arquivo escaneado, sendo os mais comuns o .jpg e o .pdf.

 

Imagem de uma janela de um programa de digitalização da HP. Retirado de: http://h30434.www3.hp.com/t5/Scanning-Faxing-and-Copying/Customize-the-Scan-Shortcuts-on-the-Printer/td-p/2297293

 

 

Dica 6: Técnicas de digitalização de documentos*

 

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

 

Dica 7: Vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:

 

– Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;

– Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;

– Redução de custo com recuperação e duplicação;

– Preservação do arquivo físico;

– Integração de dados ativos e históricos.

– Etapas da Digitalização de Documentos:

Os documentos devem passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner);

Em seguida devem ser escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;

As imagens e dados são migrados para um Software que irá Arquivar, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso.

 

Dica 8: Equipamento usado na digitalização

 

 

 

 

 

O scanner é o principal equipamento utilizado para realizar a digitalização de documentos. Existem no mercado diversos fabricantes e modelos, contudo, antes da aquisição, deve-se avaliar:

– O tipo de documentos que a empresa irá digitalizar: tamanhos (A4, A3, ofício, etc), gramaturas, estado de conservação e conteúdo do documento (texto, figuras, fotos, etc);

– O formato da imagem: somente preto e branco, tons de cinza ou colorido;- Produção: volume diário de documentos a ser digitalizados (velocidade do equipamento);

– Assistência técnica: facilidade para concerto do equipamento, aquisição de peças e garantia;

– Resolução: A resolução é o fator determinante na qualidade de um scanner, isto é, o nível máximo de detalhamento que pode ser capturado de uma imagem. A resolução óptica de um scanner é medida pela capacidade de leitura de seu sensor de imagem. Quanto maior a resolução óptica melhor.**

Dica 9: Qualidade da imagem e resolução

 

Algo que é importante saber sobre digitalização diz respeito a qualidade da imagem e resolução: Quanto maior a qualidade da imagem maior será sua resolução. Isto influência diretamente no tamanho do arquivo, pois quanto maior a resolução mais bytes o arquivo irá ocupar.

 

OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR, é uma tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como papeis escaneados, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital em dados pesquisáveis e editáveis.

Imagine que você possui um documento em papel – por exemplo, um artigo de revista, uma brochura, um contrato em PDF que um parceiro enviou por email. Obviamente, o scanner não é suficiente para disponibilizar essa informação para edição, digamos, no Microsoft Word. Tudo o que um scanner pode fazer é criar uma imagem ou um retrato do documento, que não é nada mais do que uma coleção de pontos em preto e branco ou coloridos, conhecidos como imagem formada por linhas. Para extrair e recolocar os dados em documentos escaneados, imagens de câmera ou PDFs, você precisa de um software de OCR que separe as letras da imagem, coloque-as em palavras e então em sentenças, permitindo que você acesse e edite o conteúdo do documento original.***

Por hoje é só, para mais dicas continue acessando nosso blog, até a próxima!

*   Fonte: http://www.arquivar.com.br/servicos/digitalizacao-de-documentos/

**  Fonte: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-um-servi%C3%A7o-de-digitaliza%C3%A7%C3%A3o-de-documentos#naveCapituloTopo

*** Fonte: http://www.abbyy.com/pt-br/ocr/