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Não fique mais de cabelo em pé quando no seu concurso público for exigido o tema Técnicas de Arquivamento

Por Karen Siqueira 19 jun 2018 - 3 min de leitura
3 min

Vamos adquirir mais conhecimento ?? Conheça o conceito técnicas de arquivamento pedida em arquivologia.

O Arquivo é um conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Ele pode ser definido como Arquivo Ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso ou;

Arquivo Morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados.

Fonte: http://vouserfiscal.blogspot.com/2011/02/a-matricula-o-arquivamento-e.html

Técnicas de Arquivamento

 O Arquivamento é um conjunto de operações destinados ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos, em outras palavras, as técnicas de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

Vamos definir os métodos de arquivamento, por exemplo os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:

– Básicos;

– Padronizados.

Os métodos básicos são divididos em:

Vamos adquirir mais conhecimento ?? Conheça o conceito técnicas de arquivamento pedida em arquivologia.

fonte: https://www.wreducacional.com.br/cursos/administracao/nocoes-basicas-em-tecnicas-de-arquivamento

Alfabético:

O principal elemento a ser considerado num documento é o nome, pois é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, além de obedecer à ordem alfabética.

Geográfico:

O principal elemento é o local ou procedência. Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem

Numérico:

O principal elemento é o número, pois consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, ou seja, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Ideográfico:

O principal elemento é o assunto. Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. 

Os métodos Padronizados são:

Variadex :  

É o método alfabético, acrescentando cores às letras.

Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas, sendo assim, as cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências.

                 

Automático:

Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números além de cores

Soundex:

Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.   

Mnemônico:

Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.   

– Rôneo – Combina letras, números e cores, mas está obsoleto.

Fonte: http://admtecorganizacionais.blogspot.com/p/dicas-sobre-administracao.html

Estes métodos básicos e padronizados pertencem a principalmente dois grandes sistemas: direto e indireto.

– Sistema direto   

O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.   

– Sistema indireto   

Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código.

E ai curtiu? Deixe o seu comentário aqui, estamos à disposição para auxilia lo.

E bora estudar !!

Bibliografia:

https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/tecnicas-de-arquivamento/39275
http://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/01/metodos-de-arquivamento-e-guarda-de-documentos.pdf
http://centraldefavoritos.com.br/2016/09/06/arquivamento-e-ordenacao-de-documentos-de-arquivo/
http://www.wendsonsenai.xpg.com.br/UFS/02-Arquivamento(23%20P%C3%81GINAS).pdf
https://www.wreducacional.com.br/cursos/administracao/nocoes-basicas-em-tecnicas-de-arquivamento
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Comentários
  • My 13 nov 2018

    shooow

  • Angélica 29 nov 2018

    Muito bom!!!

  • mm
    Maxi Educa 29 nov 2018

    Olá Angélica!! Ficamos felizes por contribuir para o seu aprendizado Obrigado por deixar seu comentário no nosso blog Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Zildete 01 dez 2018

    Excelente!!! Conteúdo complexo, mas ficou fácil de compreender.

  • mm
    Maxi Educa 03 dez 2018

    Bom Dia Zildete!! Ficamos felizes por contribuir em seus estudos. Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Flávia Melo 18 dez 2018

    Ótimos esclarecimentos, muito obrigada.

  • mm
    Maxi Educa 18 dez 2018

    Olá Flávia, Boa Tarde!! Nossa meta, de trazer um conteúdo de forma clara e objetiva. Muito obrigado por deixar seu comentário e participar do nosso blog. Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Bianca 08 abr 2019

    Arquivo Morto? Jura que li isso?

  • mm
    Maxi Educa 09 abr 2019

    Olá Bianca, Bom Dia!! Vários autores definem arquivo morto ou permanente como documentos de uso com pouca frequência ou preservados em caráter definitivo em função do seu valor. Em nosso blog a definição ficou como arquivos que poderão ser utilizados no futuro, o que ocorre muito em empresas e escritórios. Se tiver alguma dúvida em relação ao assunto do blog, gostaríamos de te ajudar! Obrigado pelo seu comentário!! Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Alyne 05 jun 2019

    Muito bom! Obrigada!

  • mm
    Maxi Educa 06 jun 2019

    Oii Alyne, tudo bem!! Obrigado por deixar seu comentário em nosso post, nossa meta é passar algum tema de forma clara e objetiva para que todos entendam. Ah não se esqueça de nós acompanhar nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Cristiane 11 jun 2019

    Olá ! Somente como crítica construtiva também levei susto ao ler Arquivo Morto - visto que está em desuso. Talvez para leigos poderia confundir na hora de uma prova. Do mais adorei as informações e as usei para ajustar meu resumo de estudos. Abraços !!

  • mm
    Maxi Educa 12 jun 2019

    Oi Cristiane, tudo bem!! Obrigado por deixar seu comentário em nosso post, nossa meta é passar algum tema de forma clara e objetiva para que todos entendam. Ah não se esqueça de nós acompanhar nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Jura 22 jun 2019

    Muito bom..excelente

  • mm
    Maxi Educa 25 jun 2019

    Obrigado!!

  • Denise da Cruz Santos 20 jul 2019

    Muito bom. Gostei

  • mm
    Maxi Educa 22 jul 2019

    Oi Denise, tudo bem? Obrigado por deixar seu comentário em nosso post!! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Julia 22 ago 2019

    Ficou muito, muito bom o texto, mas tem uns erros de português bizarros, erros de concordância básicos, enfim, tem que estudar um pouco o português.

  • mm
    Maxi Educa 23 ago 2019

    Olá Julia, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Amábili 27 ago 2019

    Bom dia, tenho uma dúvida: Quando o nome a ser arquivado, no caso de uma empresa, começa com um numeral (Ex: 10 reais lojas S.A.), deve ser arquivada antes da primeira letra que conste nos arquivamentos ou depois da última? Muito obrigada :)

  • mm
    Maxi Educa 02 set 2019

    Olá Amábili, tudo bem? Obrigada pelo contato. A ordem do arquivamento vai depender de qual método de arquivamento a instituição pretende usar, os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, normalmente se utiliza o método básico de arquivamento de documentos, onde a instituição pode optar por arquivar seus documentos pelo : método alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico (principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número) • ideográfico (principal elemento: assunto). O correto seria você ter dois arquivos separados, um com o método numérico e o outro com método alfabético. Espero ter auxiliado. Estamos à disposição. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • José Carlos Saidler 07 nov 2019

    Hoje em dia não se utiliza mais a descrição "Arquivo Morto" não é? Pelo fato de que algo morto tem que ser enterrado e não ter mais acesso.

  • mm
    Maxi Educa 08 nov 2019

    Oii José Carlos, Bom Dia!! Vários autores definem arquivo morto ou permanente como documentos de uso com pouca frequência ou preservados em caráter definitivo em função do seu valor. Em nosso blog a definição ficou como arquivos que poderão ser utilizados no futuro, o que ocorre muito em empresas e escritórios. Se tiver alguma dúvida em relação ao assunto do blog, gostaríamos de te ajudar! Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Valéria 29 abr 2020

    Obrigada pela ajuda.

  • mm
    Maxi Educa 29 abr 2020

    Olá Valéria, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Josiane 26 maio 2020

    Três sistema de arquivamento existem e podem ser utilizado nas organizações Especifique no sistema indireto,o arquivo

  • mm
    Maxi Educa 26 maio 2020

    Olá Josiane, tudo bem? A respeito de suas dúvidas, informamos que nossos blogs possuem caráter meramente informativo e voltado para concursos públicos, que é nosso foco maior. Inclusive você pode ficar de olho em nosso site https://www.maxieduca.com.br/, para caso abra algum concurso nessa área. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Eliane 17 jul 2020

    Muito bom!!!

  • mm
    Maxi Educa 17 jul 2020

    Olá Eliane, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

  • Cristiane 03 set 2020

    Grata por compartilhar conteúdo resumido para estudos, apenas o uso da nomenclatura ARQUIVO MORTO poderá ocasionar erro em se tratando de provas para concursos, o termo referido já entrou em desuso, sendo somente mencionado em livros muito antigos. O termo em uso é ARQUIVO PERMANENTE .

  • Georthon 18 out 2021

    Muito obrigado pelas explicações resumidas e compreensíveis!!!!

  • mm
    Maxi Educa 19 out 2021

    Olá Georthon, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW

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