DESCOMPLICANDO A AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO FEDERAL EM 6 PASSOS

A Auditoria é sempre atrelada a imagem do auditor como um “fiscal” que procura por erros, e por esse motivo associamos a auditoria como uma fiscalização, no entanto, lembramos também do controle interno e externo que sempre está presente nos assuntos de auditoria e logo vamos mudando de opinião e passamos a associar auditoria com controle. Se você também já se deparou com essa dúvida, leia o nosso post e descubra…

 

 

1° PASSO: COMPREENDA AS FINALIDADES E OBJETIVOS DA AUDITORIA GOVERNAMENTAL

 

 

 

 

No que se refere ao setor público, pode-se afirmar que a auditoria governamental contempla um campo de especialização da auditoria, voltada para a Administração Pública (Direta e Indireta), compreendendo a auditoria interna e externa, evolvendo diretamente o patrimônio ou interesse público.

A auditoria governamental tem como finalidade comprovar a legalidade e legitimidade e avaliar os resultados, quanto à economicidade, eficiência e eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nas unidades da administração direta e entidades supervisionadas da Administração Pública

A auditoria governamental tem objetivo bem definido, sempre visando o correto e o regular uso dos recursos públicos. Quanto aos pontos específicos a serem examinados, se referem aos itens críticos de controle, a partir dos quais pode ser definido um maior ou menor aprofundamento dos trabalhos.

Constituem objeto do exame de auditoria:

a) os sistemas administrativos e operacional de controle interno utilizados na gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

b) a execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam recursos públicos;

c) a aplicação dos recursos transferidos pela União às entidades públicas ou privadas;

d) os contratos firmados por gestores públicos com entidades privadas para a prestação de serviços, a execução de obras e o fornecimento de materiais;

e) os processos de licitação, sua dispensa ou inexigibilidade;

f) os instrumentos e sistemas de guarda e conservações dos bens e do patrimônio sob responsabilidade das unidades da Administração Direta e entidades supervisionadas;

g) os atos administrativos de que resultem direitos e obrigação para o Poder Público, em especial os relacionados com a contratação de empréstimos internos ou externos e com a concessão de avais;

h) a arrecadação e restituição das receitas tributárias;

i) os sistemas eletrônicos de processamento de dados, suas entradas (inputs) e informações de saída (outputs), objetivando constatar:

– segurança física do ambiente e das instalações do Centro de Processamento de Dados (CPD);

– segurança lógica e a confidencialidade nos sistemas (software)

III. a eficácia dos serviços prestados pela área de informática;

1. a eficácia na utilização dos diversos computadores (hardware)
2. a verificação do cumprimento da legislação pertinente.

 

 

 

2° PASSO: IDENTIFIQUE OS TIPOS DE AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO

 

 

 

Existem diversas classificações para a Auditoria, segundo a doutrina e os normativos em vigor. Entretanto, em se tratando de auditoria governamental, geralmente é cobrada aquela constante na IN n° 01.

 

 

3° PASSO: SAIBA DIFERENCIAR O CONTROLE DA FISCALIZAÇÃO

 

 

O controle na administração Pública deve observar, permanentemente, as ações tomadas pelos responsáveis públicos durante a gestão, verificando a conformidade com as legislações pertinentes, bem como com os princípios da Administração Pública, sendo sua função auxiliar a gestão da entidade através de informações contábeis, orçamentárias, financeiras, patrimoniais e operacionais, mediante relatórios para a tomada de decisões.

Os controles formais aplicados às entidades públicas decorrem de determinações constitucionais, leis decretos e regulamentos que devem adaptar-se à evolução da própria Administração Pública, Passando a adotar uma postura preventiva, com ênfase no controle a priori dos procedimentos, fundamentado no paradigma da administração gerencial.

As atividades a cargo do Sistema de Controle Interno (SCI) do Poder Executivo Federal, que desempenham atividades de controle em quaisquer instituições da Administração Pública Federal ou entidade privada, são exercidas mediante a utilização de técnicas de controles próprias de trabalho, sendo elas:

– auditoria;

– fiscalização.

Como já visto, a auditoria é o conjunto de técnicas que visam a avaliação da gestão pública, onde se compara o “que é” com o “que deveria ser”. A diferença entre um e outro serão evidências de auditoria, que darão suporte às constatações do auditor.

Já a fiscalização é uma técnica que de controle que visa comprovar se o objetivo dos programas de governo existe, se corresponde às especificações estabelecidas, se atende às necessidades para as quais foi definido, se atende às necessidades para as quais foi definido, se guarda coerência com as condições e características pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes.

O ato de fiscalizar é aplicação do conjunto de procedimentos capazes de permitir o exame dos atos da administração pública, visando a avaliar as execuções de políticas públicas pelo produto, atuando sobre os resultados efetivos dos programas do governo federal.

 

 

4º PASSO: APRENDA COMO FUNCIONA A AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS

 

 

Quando ficar identificado na ordem de serviço – OS – a necessidade de avaliação dos controles internos administrativos, o servidor do SCI deve efetuar um adequado exame com vistas à avaliação da capacidade e da efetividade dos SCI administrativos – contábil, financeiros, patrimonial, de pessoal, de suprimentos de bens e serviços e operacional – das unidades da administração direta, indireta, projetos e programas.

1. Capacidade dos sistemas de controle interno administrativo – avaliar os procedimentos, políticas e registros que compõem os controles, com o objetivo de constatar se estes proporcionam razoável segurança de que as atividades e operações se realizam, de forma a possibilitar o atingimento das metas, em termos satisfatórios e economia, eficiência e eficácia.

2. Efetividade – realizar exame das operações que se processam no SCI administrativo, com o propósito de verificar se procedimentos, políticas, mecanismos, registros e outros dados relevantes funcionam de acordo com o previsto e se os objetivos de controle estão sendo atendidos, de forma permanente, sem desvios.

III. Exame dos objetivos de controle – as unidades e entidades adotam SCI administrativo que compreendem um plano de organização e de todos os métodos e procedimentos, de forma ordenada, para: proteger seus recursos; obter informações oportunas e confiáveis; e promover a eficiência operacional, assegurar a observância das leis, normas e políticas vigentes, com o intuito de alcançar o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos. Deverá, ainda:

a) certificar a existência e propriedade dos procedimentos e mecanismos de salvaguarda dos recursos humanos, financeiros e materiais, assim como do devido uso e funcionamento dos mesmos;

b) constatar se os sistemas de registros incluem a totalidade das operações realizadas e se os métodos e procedimentos utilizados permitem confiar se as informações financeiras e operacionais oriundas daqueles refletem, adequadamente, a boa e regular utilização dos recursos, bem como o cumprimento das metas e dos objetivos dos programas;]

c) certificar a existência e a idoneidade dos critérios, para identificar, classificar e mensurar dados relevantes das operações, verificando, igualmente, se estão sendo adotados parâmetros adequados para avaliação da efetividade, eficiência, eficácia e economicidade dessas operações;

d) comprovar se os procedimentos estabelecidos asseguram, razoavelmente, o cumprimento das diretrizes governamentais, das leis, regulamentos, normas e outras disposições de observância obrigatória.

 

5° PASSO: PERCEBA A IMPORTÂNCIA DA PREVENÇÃO DE IMPROPRIEDADES E IRREGULARIDADES

 

 

 

 

 

Os sistemas de controle interno administrativo, instituídos em uma unidade ou entidade, devem conter procedimentos, mecanismos e diretrizes que prevejam ou minimizem o percentual de impropriedades ou irregularidades. Um bom SCI administrativo reduz a probabilidade de ocorrer tais impropriedades ou irregularidades, ainda que não possa evita-las totalmente.

 

6º PASSO: CONHEÇA AS FORMAS DE SUPERVISÃO DAS ATIVIDADES DO SCI DO PODER EXECUTIVO FEDERAL

 

 

Toda atividade deve ser supervisionada pela chefia ou por servidor a quem a função for formalmente delegada.

1. Responsabilidade de quem dirige a função – o titular da unidade do SCI deve supervisionar todas as atividades que envolvem a execução do trabalho, podendo delegar parte das tarefas a superiores. Para isso, deve estabelecer mecanismos e procedimentos adequados de modo a avaliar a atuação dos supervisores, assegurando-se de que estes possuam conhecimentos técnicos e capacidade profissional suficientes ao adequado cumprimento das atribuições que lhes são conferidas.

2. Supervisão das equipes de trabalho – o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, com atribuições de supervisão, com maior experiência, conhecimentos técnicos e capacidade profissional, deve instruir e dirigir, adequadamente, seus subordinados, no que tange à execução dos trabalhos e ao cumprimento das ordens de serviços, devendo, ainda, contribuir para o desenvolvimento dos seus conhecimentos e capacidade profissional.

III. Intensidade de supervisão –  o grau de intensidade da supervisão exercida sobre a equipe está diretamente relacionada aos seguintes fatores: conhecimento e capacidade profissional dos membros da equipe; o grau de dificuldade previsível dos trabalhos; e alcance de prováveis impropriedades ou irregularidades a detectar no órgão ou entidade examinada. As evidências da supervisão exercida deverão ficar registradas nos próprios papéis de trabalho.

Áreas e enfoques da supervisão – a supervisão deve abranger a verificação:

a) do correto planejamento dos trabalhos de acordo com o solicitado na ordem de serviço;

b) da aplicação de procedimentos e técnicas para o atingimento de metas/objetivos previstos para a execução dos trabalhos, de acordo com o programa fornecido;

c) da adequada formulação dos papéis de trabalho;

d) da necessária consistência das observações e conclusões;

e) da fiel observância dos objetivos estabelecidos na ordem de serviço;

f) do cumprimento das normas e dos procedimentos de aplicação geral.

Se você acha que a Auditoria Pública ficou “menos complicada”, com os nossos passos, curta este post e deixe o seu comentário dando sua opinião e aproveite também para sugerir temas que ainda são complicados para você e que poderíamos te ajudar!