Entenda tudo sobre a ferramenta de gestão (Matriz GUT)

Olá galerinha estudiosa!!

Tudo bem com vocês ?

Hoje vamos abordar uma ferramenta de gestão utilizada nas organizações empresarias e também solicitada em concursos públicos da área administrativa principalmente na matéria de administração e similares.

Aqui vamos tratar os principais conceitos da Matriz GUT !

Partiu trazer mais conhecimento para vocês!

Boa leitura! =D

Toda empresa tem diversas questões a serem resolvidas e, muitas vezes, é difícil saber por qual delas começar.

A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização das resoluções de problemas, ela serve para classificar cada problema que os gestores julgam pertinente por meio de 3 critérios: gravidade, urgência e tendência (probabilidade de piorar em um determinado prazo).

Apesar da simplicidade no seu desenvolvimento e manutenção, ela está ligada geralmente, à Matriz SWOT e sua análise dos ambientes interno e externo, onde analisa a prioridade de resolução de um problema, que pode estar dentro ou fora da empresa.

Então, entre principais os benefícios da matriz GUT, estão: facilidade de utilização, sendo bastante intuitiva e podendo ser aplicada em qualquer área; apoio às tomadas de decisões estratégicas; eliminação ou redução dos problemas mais graves das empresas.

A limitação da metodologia está no fato de que ela não foca como resolver o problema, e sim a priorização (qual questão deve ser trabalhada). Por isso, em muitos casos, esse método é utilizado em conjunto com outros, como a já citada análise SWOT, o Diagrama de Pareto, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA. Assim, torna-se ainda mais completo e eficaz.

Como funciona a Matriz GUT

O principal objetivo da Matriz GUT é priorizar os problemas organizacionais levando em conta as gravidades, urgências e tendências desses problemas.

Resumindo

A Sigla GUT significa que a Prioridade = Gravidade x Urgência x Tendência

Após realizar o levantamento das causas para um determinado problema, a matriz GUT permite quantificar cada uma das causas de acordo com sua gravidade, urgência e tendência.

Cada um destes parâmetros (Gravidades, Urgências e Tendências) é pontuado com valor de 1 a 5 e após a pontuação calcula-se o resultado G x U x T através da multiplicação dos valores, estabelecendo parâmetros de prioridades dos problemas a serem resolvidos. A matriz GUT aponta um valor para cada item analisado, de acordo com o quadro a seguir:

Tabela: Matriz GUT

Etapas da Matriz GUT

1. Listagem dos Problemas

Na primeira etapa, todos os problemas devem ser listados, assim como aspectos relacionados às atividades que se deseja analisar. A listagem dos principais problemas existentes na empresa deve considerar os três pontos a serem analisados pela matriz: gravidade, urgência e tendência. Para melhor compreensão uma tabela pode ser construída, assegurando-se que todos os pontos foram detalhados corretamente, contemplando aspectos específicos, para evitar interpretações erradas. Obs: Vamos apresentar a tabela com alguns exemplos de problemas organizacionais.

2. Pontuação dos Problemas

Nessa etapa, é dada uma pontuação para cada um dos problemas. A pontuação é aplicada de acordo com critérios que vão desde as situações menos favoráveis (graves) que recebem a nota mais alta (5), até as situações mais favoráveis (sem gravidade) que recebem a menor nota (1), conforme apresentamos na “Tabela: Matriz GUT” acima.

Para o cálculo e compreensão criaremos uma planilha no qual você irá precisar de cinco colunas com a identificação do problema; Gravidade para classificar a gravidade desse problema; Urgência para a classificação da urgência quanto à necessidade de resolver o problema; Tendência: para avaliar o que pode acontecer se nada for feito e a Nota que será obtida pela multiplicação da G x U x T.

Ao final da pontuação, a matriz revela o grau de prioridade dos problemas, para isso, multiplica-se os quocientes gravidade X urgência X tendência (GxUxT), o problema que obtiver o maior resultado é a prioridade principal a ser corrigida.

Abaixo tratamos os exemplos de problemas e sua pontuação conforme a gravidade, urgência e tendência em resolve los.

No exemplo acima, o principal problema a ser corrigido são as frequentes interrupções do processo produtivos (pontuação GUT 125), seguido pela falta constante de materiais (pontuação 100) e depois pelas falhas na comunicação entre os departamentos de produção e compras (pontuação 75).

3. Classificação dos Problemas e elaboração de planos de ação para solucionar ou reduzir os problemas

Nessa etapa é traçado o plano de ação para solucionar os problemas listados. Os problemas identificados no exemplo, propositalmente se relacionam, no entanto, também é importante considerar cada um de modo isolado, a fim de otimizar a tomada de decisão.

É importante definir quem serão os responsáveis por coordenar a execução das atividades. Inclusive, é fundamental estipular um prazo para a entrega do plano, já que você lidará com problemas graves.

Portanto, a Matriz GUT é relevante no meio organizacional por ser uma ferramenta qualitativa e quantitativa, fornecendo números consistentes tendo em vista a priorização de problemas nas mais diversas situações.

Fim !!

Espero que volte aqui para acompanhar nossos blogs e aproveitar o que a Maxi Educa tem a oferecer.

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